DOCUMENTA: gestione strutturata di dati non strutturati

GE-Gestione Elaboratori
DOCUMENTA (una presentazione)

DOCUMENTA nasce dal bisogno di conciliare due aspetti del mondo aziendale:

a) La tecnologia modifica il modo di lavorare
uso Pc e stampante per scrivere testi
invio eMail per comunicazioni
b) I nuovi modi di lavorare modificano la tecnologia.
un nuovo processo necessita di nuovi strumenti
nuovi processi necessitano di strumenti informatizzabili

Tutti i Sistemi Informativi hanno il loro fondamento sull'esistenza di dati di 2 tipi:
a) Dati strutturati
dati gestiti con procedure informatizzate come contabilità,produzione,fatturazione
b) Dati non strutturati
eMail,fogli elettronici,testi,disegni,immagini,preventivi,relazioni

Cos'è DOCUMENTA

DOCUMENTA è una soluzione per la gestione metodica ed informatizzata dei dati non strutturati.

Le rilevazioni statistiche dicono che i dati non strutturati rappresentano l'80% del contunuto dei Sistemi Informativi e che, nella maggior parte dei casi, vengono affidati alla "buona volontà gestionale ed organizzativa" degli utilizzatori.
Ciò significa che la maggior parte dei dati non strutturati non ha una gestione razionale ed efficiente ed è soggetta all'iniziativa,ai cambiamenti di umore,ai lieti eventi,al turn over, ecc.

DOCUMENTA dunque:
>>>>> I°) introduce una nuova tecnologia software razionale
>>>>> II°) per gestire strutturalmente i dati non strutturati (legandoli a quelli strutturati)
>>>>> III°) modificando quindi il modo di lavorare e riducendo drasticamente i tempi morti.

DOCUMENTA riproduce, in struttura software, la struttura piramidale dell'azienda.

Concetti fondamentali

I concetti fondamentali nel trattamento dei documenti all'interno della piramide aziendale sono:

1) Le funzioni superiori hanno accesso ai documenti delle funzioni inferiori e mai viceversa se non per concessione della funzione superiore
2) Le funzioni superiori posseggono documenti che possono essere distribuiti a tutte o certe funzioni inferiori
3) Le funzioni inferiori posseggono documenti che devono essere sempre disponibili alle funzioni superiori dirette o indirette
4) Nei dati non strutturati il creatore di un documento deve sempre essere identificabile
5) Qualsiasi documento deve esistere in maniera univoca e le eventuali copie devono riportare il timbro "Copia" sul frontespizio. Nessuna copia può essere modificata
6) Il documento può essere scaduto (pur continuando ad esistere) e/o passato a nuova versione.Deve esistere traccia delle modifiche apportate al documento e dei suoi autori

Queste ,ed altre, sono state le regole nella pianificazione e nella costruzione di DOCUMENTA
Come funziona
DOCUMENTA ed è implementato nel seguente modo:
1) Hardware. E' composto da uno o più server (a seconda della mole di documenti da gestire e della sicurezza richiesta) che contengono l'applicazione ed i documenti digitalizzati.Il server è connesso ai PC interni ed al Sistema interno di gestione attraverso la rete aziendale e con il mondo esterno attraverso Internet. Server tipo IBM xSeries e/o iSeries sono consigliati.
2) Software. Il sistema operativo è IBM Websphere ApplicationServer con IBM DB2 come database. DOCUMENTA è già predisposto per funzionare correttamente come prodotto a sè stante. Ciò significa che qualsiasi documento ,in formato digitale, prodotto prima o dopo l'installazione di DOCUMENTA è gestibile da questo software.
L'applicazione nativa è multilingue (italiano e inglese) con estensione ad altri idiomi.
3) Gerarchia. Ogni funzione sovrastante (padre) può accedere ad un numero illimitato di funzioni sottostanti (figli) tramite una struttura piramidale ad albero rovesciato. Al vertice della piramide sta la funzione aziendale massima. Ogni padre può muoversi liberamente attraverso i rami che lo unisce ai suoi figli, non viceversa a meno che il padre ne abbia concesso il permesso ai figli. Il permesso può essere concesso/revocato in qualsiasi momento.
4) Sicurezza. L'accesso al sistema avviene attraverso codice utente e password criptata. E' prevista (a scelta) la criptatura e la certificazione per i dati che viaggiano attraverso Internet.
5) Operatività. I documenti vengono creati/consultati offline sul proprio PC od online dal Sistema Informativo aziendale (se collegato) e pubblicati sul server. Dopo la pubblicazione i documenti possono essere concessi in visione, stampa o scaricamento su PC (oltre che per il proprio creatore) ad altro utente singolo od a liste di utenti predefinite. Il documento condiviso sul server viene posto inizialmente in una cartella denominata !!InArrivo!! di ogni utente con cui è stata fatta la condivisione ed è compito dell'utente spostarlo nel cassetto o nello scaffale (entrambi digitali) che gli è più congeniale. Al documento pubblicato ogni utente autorizzato può aggiungere commenti, allegati e creare nuove versioni modificando il documento esistente o creandone uno ex novo come rifacimento totale del documento in questione. Commenti ed allegati sono disponibili a tutti gli utenti autorizzati, formando così un vero e proprio processo di redazione documentata del dato definitivo.
Importante! La gestione offline permette di avere sul proprio PC i documenti che servono per la contingenza. Il contemporaneo collegamento online permette di consultare e/o aggiungere rapidamente i documenti non presenti sul PC.
Ed inoltre: è possibile modificare un documento mentre un supervisore, localizzato altrove, controlla ,in tempo reale, ciò che il redattore sta facendo!
6) Personalizzazioni. DOCUMENTA implementa in sè la possibilità di distiguere le funzioni concesse dall'applicazione ad ognuno a seconda dei compiti/responsabilità dei singoli. Queste personalizzazioni consentono una gestione dinamica degli accessi al cambiare delle condizioni operative oppure dall'introduzione di nuovi profili di utenti.
7) R.O.I. DOCUMENTA sotituisce il tempo necessario per..... Distribure un documento, Fare focopie, Tenere un archivio aggiornato,Comunicare fisicamente il documento a tutti gli interessati,Essere sicuri di lavorare con l'ultima versione di un documento,Redigere un documento a più mani, Accedere ad un documento malauguratamente dimenticato in ufficio.
8) Concorrenza. Prodotti similari che gestiscono dati non strutturati esistono già sul mercato. La differenza con DOCUMENTA sta nel fatto che i prodotti generalisti esistenti sono stati assemblati per mettere insieme la gestione documentale prendendo pezzi quà e là , spesso alla rinfusa o solo per il gusto di avere funzioni che nessuno mai utilizzarà.
DOCUMENTA nasce da una iniziale rigorosa analisi del funzionamento delle aziende e della struttura e funzionalità che le contraddistingue.

DOCUMENTA è l'ossatura razionalmente pensata per implementare il necessario

Implementazioni possibili (alcune idee)
Segue una rapida panoramica per funzione aziendale e settore di attività dove DOCUMENTA , per il trattamento dei dati non strutturati, è strumento di gestione indispensabile.

Per funzione aziendale:

1) Il Consulente. Redige relazioni,bilanci,rilevamenti,comparse giudiziarie,ecc.. condividendo,in tempo reale, i suoi e gli altrui dati con le altre parti interessate. DOCUMENTA, con l'uso del telefono,in chat o in videoconferenza, permette riunioni operative fra i quattro angoli del globo.
2) Il Dirigente. Imposta i documenti di sua pertinenza avendo accesso a tutta la documentazione relativa a quell'argomento, senza bisogno di avere borse voluminose al seguito.
3) Il Tecnico. Consulta precedenti preventivi o corregge quelli esistenti creando nuove versioni. Invia progetti ai collaboratori interni ed esterni
4) Il Commerciale. Da preventivi standard ricava i modelli per preventivi personalizzati, e pubblica, nello spazio consultabile dal cliente, le fatture emesse,le fatture in sofferenza, distribuisce materiale informativo di varia natura a diverse tipologie di clienti ecc.
5) Il Responsabile di magazzino. Pubblica le consegne previste per l'utente finale e riceve dai fornitori i piani di arrivo merce.
6) L'Ufficio acquisti. Riceve offerte di prodotti/servizi aggiornate dai fornitori .Indice gare d'asta per l'acquisto di materiali.
7) L'ufficio pianificazione. Redige gli obiettivi dell'azienda e li diffonde agli interessati
8) Il Consiglio di amministrazione. Riceve i dati di bilancio e di previsione e pubblica le delibere da comunicare ai quadri interessati


Per settore di attività:

1) Studio dentistico. Condivide radiografie con il tecnico odontoiatra, il piano degli appuntamenti con i pazienti, i costi attuali e futuri, i dati di intervento con i colleghi e con le assicurazioni. Pubblica consigli specifici per categorie di pazienti sul proprio sito
2) L'avvocato. Concede al patrocinato l'accesso a tutti gli incartamenti che lo interessano e riceve dallo stesso e per via telematica, la documentazione necessaria
3) Il terzista. Viene aggiornato sulle comunicazioni provenienti dall'azienda per cui lavora
4) Lo Studio tecnico. Aggiorna il cliente sullo stato di avanzamento dei lavori, con disegni e relazioni
5) Il Negoziante. Pubblica e comunica prodotti per categoria di cliente. Riceve dai clienti richieste di acquisto personalizzate
6) L'Azienda. Pubblica la propria documentazione per suo uso interno e per il mondo di collaboratori che la circonda e, dallo stesso, riceve i documenti che la riguardano


DOCUMENTA rappresenta la soluzione software per rispondere rapidamente a tutte queste problematiche: quello che è sopra descritto lo fa già, adattandosi specificatamante alla struttura sulla quale viene applicata.
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